Algemene aankoopvoorwaarden van 
Group Van Vooren voor goederen 
en diensten (versie 2024)

General Terms and Conditions 
of Purchase of Group Van Vooren 
for Goods and Services (version 2024)

Nederlands

Artikel 1.Toepasselijkheid van de voorwaarden - definities

1.1 Toepasselijkheid van de voorwaarden

Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of de lokale wetgeving dwingend anders voorschrijft, zijn alle bestellingen van goederen of diensten en de eruit voortvloeiende contractuele betrekking(en) tussen verkopers/dienstverleners en enige onderneming behorend tot de Group Van Vooren (elk hierna “Koper”) of wie dan ook van haar tussenpersonen (hierna de “Contractuele Betrekking(en)”) onderworpen aan deze algemene aankoopvoorwaarden (hierna de “Algemene Voorwaarden”), met volledige uitsluiting van welke andere voorwaarden ook. Koper kan goederen of diensten bestellen bij alle personen of entiteiten (privaat/publiek/ overheid) die goederen en/of diensten verkopen (hierna elk een “Verkoper”).

Geen bedingen of voorwaarden die worden aangetekend op, meegeleverd met of vermeld in een offerte of orderbevestiging van de Verkoper vormen een onderdeel van de koopovereenkomst en Verkoper ziet af van het recht dat hij anders zou kunnen hebben om beroep te doen op deze bedingen en voorwaarden wanneer hij een Order van Koper aanvaardt en/of goederen of diensten aan Koper levert.

Indien Verkoper bezwaar maakt tegen een of meer van deze Algemene Voorwaarden, moet hij Koper hiervan schriftelijk in kennis stellen en de koopovereenkomst wordt maar als definitief gesloten beschouwd wanneer er overeenstemming is bereikt over de geldigheid van deze Algemene Voorwaarden.

1.2 Definities

De volgende begrippen hebben, voor de toepassing van deze voorwaarden, de volgende betekenis, tenzij de context duidelijk anders vereist:

“Koper”:  Labo Devlieger – Van Vooren NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.887.702) of Terra Engineering & Consultancy nv (Industriepark Rosteyne 1,9060 Zelzate - BE 0878.860.382) of DDP Belgium NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.859.293) of Geolab nv (Plaanstraat 1, 9810 Nazareth - BE 0414.460.412) of BCD Services BV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0788.508.545) of elke andere entiteit deel uitmakend van de groep Van Vooren, telkens zoals aangeduid op de bestelbon uitgaand van de koper.

“Verkoper”: Elke entiteit (privaat/publiek/ overheid) die goederen en/of diensten verkopen of leveren aan de Koper.

“Incoterm”: de internationale regels voor de interpretatie van de commerciële voorwaarden van de Internationale Kamer van Koophandel (International Chamber of Commerce), zoals van kracht op de datum waarop het contract wordt opgesteld. Tenzij de context anders vereist, heeft elk begrip dat of uitdrukking die is gedefinieerd in of een bijzondere betekenis krijgt door de bepalingen van Incoterms, dezelfde betekenis in dit contract; in het geval er een conflict ontstaat tussen de bepalingen van Incoterms en dit contract, prevaleren de laatste.

“Koper’s Code of Conduct”: De richtlijnen zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op de website van Group Van Vooren (www. groupvanvooren.com).

Artikel 2. Basis van de koop

Wat betreft de koopovereenkomst tussen Koper en Verkoper is een “Order” het aanbod van Koper aan Verkoper en wordt dit Order een bindend contract, onderworpen aan deze Algemene Voorwaarden, wanneer het door Verkoper is aanvaard door middel van een bevestiging of acceptatie, een levering of een begin van activiteit.

Artikel 3. Acceptatie van goederen/diensten

Goederen en diensten gekocht op basis van een Order van Koper, worden onderworpen aan Koper’s redelijke inspectie, testen en goedkeuring op de overeengekomen plaats en tijdstip van levering. Koper behoudt zich het recht voor om de acceptatie van goederen of diensten af te wijzen en te weigeren indien zij niet worden geleverd in overeenstemming met het Order of expliciete of impliciete beloften of garanties van Verkoper. Koper zal de kosten voor het inspecteren van afgewezen goederen of diensten verhalen op Verkoper en Verkoper zal deze ook betalen.

Afgewezen goederen en diensten mogen, naar goeddunken van Koper, worden teruggestuurd naar Verkoper, of door Koper als pand worden behouden voor risico en op kosten van Verkoper. De betaling van bestelde goederen of diensten zal niet worden beschouwd als een acceptatie van de goederen of diensten.

Artikel 4. Levering

Stipte levering is essentieel bij de uitvoering van Orders en indien goederen niet worden geleverd en/of diensten niet worden verleend tegen de in het Order vermelde of anderszins overeengekomen leveringsdatum, mag Koper, zonder schadeloosstelling en onverminderd zijn andere rechten en rechtsmiddelen, de koopovereenkomst beëindigen voor alle goederen en/of diensten die nog niet aan Koper geleverd of verleend zijn, door middel van een schriftelijke opzeg ingaand bij ontvangst ervan door Verkoper maar uiterlijk vijf (5) dagen na verzending ervan door Koper. Koper mag in dat geval naar eigen oordeel elders vervanggoederen en/of -diensten kopen en alle opgelopen kosten en verliezen verhalen op Verkoper.

Artikel 5. Douane, transport, eigendomsrecht en risico

5.1 Tenzij schriftelijk en ondertekend anders is overeengekomen, zijn de vervoervoorwaarden van de Internationale Kamer van Koophandel (INCOTERMS 2020) DDP (Buyer nominated delivery place) van toepassing.

5.2 De precieze voorwaarde wordt vermeld in het Order en Verkoper houdt zich aan deze voorwaarde, tenzij met Koper schriftelijk anders is overeengekomen. Bij ontstentenis van een specifieke overeenkomst of in geval van een onduidelijk Order, zijn alle douanelasten, transportkosten en risico’s ten laste van Verkoper tot op de overeengekomen datum en plaats van levering (d.i. het adres van Koper, tenzij anders opgegeven), en gaat het eigendomsrecht van de goederen over op Koper op de datum en plaats van levering, maar alleen in geval van diens acceptatie van de goederen en onverminderd diens recht van weigering na inspectie zoals bepaald in artikel 3 hierboven. Elk verlies of elke beschadiging van de goederen voorafgaand aan de eigendomsoverdracht komt ten laste van Verkoper.

Artikel 6. Garantie

Verkoper garandeert uitdrukkelijk dat de goederen in goede staat verkeren, in overeenstemming zijn met het Order en met alle specificaties, tekeningen of beschrijvingen betreffende de goederen, geschikt zijn voor het beoogde gebruiksdoel en vrij zijn van materiaal- en fabricagefouten.

Verkoper garandeert tevens uitdrukkelijk dat de bestelde diensten worden verleend door geschoold, vakbekwaam en opgeleid personeel dat transparant en met gepaste zorgvuldigheid en loyaliteit ten opzichte van Verkoper handelt, in overeenstemming met de algemeen aanvaarde industriële normen en zonder enig belangenconflict en volledig conform de geldende wetgeving en normen van de plaats waar de diensten worden verleend.

Verkoper garandeert dat hij volledig eigendomsrecht op de goederen en diensten heeft en dat de goederen en de diensten vrij en onbelast worden geleverd.

Alle bovenvermelde garanties gelden niet alleen ten opzichte van Koper, maar ook ten opzichte van zijn klanten en de gebruikers van de goederen of diensten, of producten waarin de goederen eventueel worden geïncorporeerd.

Artikel 7. Prijs en betaling

7.1 Tenzij schriftelijk en ondertekend anders is overeengekomen, worden koopovereenkomsten aangegaan onder voorwaarde dat de op het Order van Koper vermelde prijs een vaste prijs is met inbegrip van alle toepasselijke belastingen en heffingen die om geen enkele reden kan worden gewijzigd. Verkoper stelt voor elk Order een afzonderlijke factuur op in de Nederlandse taal en verstuurt deze uitsluitend als pdf via email aan Koper. Verkoper stuurt bovendien één factuur per post. Facturen worden naar Koper gestuurd binnen vijf (5) dagen na levering van de goederen of verlening van de diensten. Op elke factuur moet het nummer van het Order van Koper vermeld staan. Laattijdige ontvangst van facturen of andere vereiste gegevens, of fouten in de factuur en/of ontbrekende elementen zijn een wettige reden voor Koper om de betaling op te schorten. Indien een factuur niet wordt ontvangen binnen twaalf (12) maanden na ontvangst van de goederen en/ of diensten, wordt aangenomen dat Verkoper afziet van facturatie en wordt de factuur als verjaard beschouwd als ze toch nog naar de Koper wordt gestuurd.

7.2 Alle vorderingen voor sommen die door Verkoper verschuldigd zijn of zullen worden, kunnen door Koper worden afgetrokken in geval van een verrekening of tegenvordering voortvloeiend uit deze of een andere overeenkomst van Koper met Verkoper. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen moeten de goederen en diensten worden betaald binnen vijfenveertig (45) dagen na ontvangst van de factuur van Verkoper. Zonder afbreuk te doen aan enig ander rechtsmiddel waarover de Koper kan beschikken gebeurt de betaling door de Koper zonder nadelig gevolg voor eventuele vorderingen of rechten van Koper ten opzichte van Verkoper.

Artikel 8. Naleving van de regelgeving

Verkoper moet alle relevante wetgeving en normen inzake milieu, veiligheid, gezondheid en hygiëne naleven bij het produceren, verpakken, verzenden en afleveren of anderszins bezorgen van de goederen of diensten op het adres van Koper, met inbegrip van de wetgeving van alle doorvoerlanden of codes en verklaringen van Kopers klanten waarnaar verwezen wordt in het Order.

De Verkoper erkent tevens gebonden te zijn door de vereisten opgelegd door aanbestedende overheden en/of instanties bij de uitvoering van het order en verbindt er zich toe deze strikt na te leven bij de uitvoering van het Order.

Verkoper brengt Koper op de hoogte van elke betekenisvolle ongewenste gebeurtenis die een ongunstig effect heeft of kan hebben op de naleving van de regelgeving en vereisten. Verkoper neemt in dat geval op zijn risico en kosten alle corrigerende maatregelen die nodig zijn of door Koper worden geëist.

Artikel 9. Aansprakelijkheid en schadeloosstelling

9.1 Verkoper zal Koper, zijn gelieerde bedrijven, rechtsopvolgers, rechtverkrijgenden, werknemers, bestuurders, aandeelhouders, hulppersonen, vertegenwoordigers, klanten en gebruikers van de goederen of diensten verdedigen, schadeloos stellen en vrijwaren van en tegen alle vorderingen, aansprakelijkheid, schade, verlies en uitgaven, met inbegrip van gerechts- en verdedigingskosten, die verband houden met of veroorzaakt worden door:

• een inbreuk of vermeende inbreuk op het octrooi-, auteurs- of merkenrecht of een schending van enige andere intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit de koop, verkoop of gebruik van de in het Order beschreven goederen of diensten; en
• een fout of vermeende fout in de dienstverlening of in het ontwerp, de productie of het materiaal van de goederen; en
• een schending of vermeende schending van een garantie;
• het niet op de overeengekomen tijd en plaats leveren van de goederen of diensten; en
• het niet voldoen van de goederen of diensten aan de toepasselijke wet- en regelgeving en instructies; en
• Kopers gebruik van de goederen en/of diensten; en
• elk incidenteel of indirect verlies.

9.2 De totale aansprakelijkheid van Koper die op grond van een contract, een onrechtmatige daad of anderszins, met inbegrip van nalatigheid, rechtstreeks of onrechtstreeks voortvloeit uit de Contractuele Betrekking(en), wordt beperkt tot de prijs van het Order.

9.3 De Verkoper sluit hierbij enige buitencontractuele aansprakelijkheid die verband houdt met de totstandkoming, uitvoering en beëindiging van deze overeenkomst uit en de Verkoper garandeert dat haar verbonden personen deze uitsluiten ten aanzien van elke andere partij en de bestuurders, medewerkers, aandeelhouders en rechtstreekse of onrechtstreekse hulppersonen van zulke andere partij en diens verbonden personen en dit in de ruimste mate toegelaten door de wet (met inbegrip van zware fout).

Artikel 10. Terugroeping van producten

Ingeval de goederen moeten worden teruggeroepen omdat ze een fout vertonen of niet voldoen aan de specificaties of de toepasselijke wetten of gebrekkig zijn of om welke reden ook waarover Verkoper controle heeft, zijn alle kosten en uitgaven betreffende deze terugroeping ten laste van Verkoper, met inbegrip van maar niet beperkt tot de kosten voor het in kennis stellen van klanten, de terugbetalingen aan klanten, de kosten voor het retourneren van de goederen, de gederfde winst en andere uitgaven die nodig zijn om verplichtingen ten opzichte van derden na te komen.

Artikel 11. Verzekering

Verkoper handhaaft op eigen kosten de gepaste algemene burgerlijke- en beroeps-aansprakelijkheidsverzekeringen tot dekking van alle schade die wordt veroorzaakt door Verkoper, zijn werknemers, zijn hulppersonen, onderaannemers of zijn vertegenwoordigers met betrekking tot de geleverde goederen of diensten. Indien hij daarom wordt verzocht, bezorgt Verkoper aan Koper een attest dat de vereiste verzekeringsdekkingen bevestigt.

Artikel 12. Confidentiële informatie en intellectuele eigendom

12.1 Verkoper begrijpt dat hij toegang kan krijgen tot informatie die confidentieel is en/of eigendom is van Koper of van andere partijen en gaat ermee akkoord om deze informatie niet te gebruiken of te verspreiden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Koper.

12.2 Voor zover de door Koper bestelde diensten gepaard gaan met het aanmaken, ontwikkelen en/of wijzigen van documenten en/of werken, met inbegrip van computerapparatuur of -programmatuur en elke ermee verband houdende activiteit, erkent Verkoper dat Koper eigenaar is van deze documenten en/of werken, met inbegrip van maar niet beperkt tot broncodes, objectcodes, softwaredocumentatie en andere werken waarop het octrooi- of auteursrecht van toepassing is, en alle eraan gerelateerde intellectuele eigendom, welke allemaal voor alle doeleinden worden geacht te zijn aangemaakt door Verkoper voor of voor rekening van Koper als werken in opdracht (“works made for hire”). Verkoper noch zijn aannemers bezitten enig recht, eigendomsrecht of belang op of in zulke werken en Verkoper en zijn werknemers en aannemers dragen alle rechten met betrekking tot uitvindingen en creatieve werken over op Koper, vrij en onbelast en zonder aanspraak op eigendom of gebruiksrecht door Verkoper of derden. Verkoper en al zijn werknemers, hulppersonen en aannemers die diensten verlenen aan Koper  ondertekenen op verzoek van Koper alle documenten die Koper nodig acht om de overdracht van rechten aan Koper en het recht op eigendom van Koper met betrekking tot de uitvindingen en creatieve werken verder te documenteren en/of te vervolmaken.

Artikel 13. Overdracht/Onderaanneming

Verkoper mag het Order noch een wezenlijk onderdeel ervan overdragen of in onderaanneming geven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Koper. In elk geval blijft de Verkoper solidair en hoofdelijk gehouden tot de correcte uitvoering van het Order.

Artikel 14. Duurzaamheid

Verkoper verricht zijn inkoopactiviteiten op een ecologisch en sociaal verantwoorde wijze. In overeenstemming met zijn milieu-,gezondheids-, veiligheids- en personeelsbeleid laat Verkoper ecologische en sociale overwegingen meespelen bij de selectie van goederen en diensten. Verkoper erkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om zijn leveranciers, aannemers en onderaannemers ertoe aan te zetten om de negatieve sociale en milieueffecten van de geleverde goederen en diensten zoveel mogelijk te beperken. Verkoper zorgt er ook voor dat hij geen lokale en kleinere leveranciers discrimineert in het inkoopproces en de specificaties en dat alle toepasselijke regelgeving en normering wordt nageleefd.

Artikel 15. Beëindiging en verjaring

Indien Verkoper de goederen en/of diensten niet op of voor de leveringsdatum aflevert op de overeengekomen plaats of zoals anders bepaald door Koper, of indien Verkoper een of meer van deze algemene voorwaarden schendt, met inbegrip van maar niet beperkt tot de garanties, heeft Koper het recht om het Order te allen tijde te beëindigen of te annuleren mits schriftelijke kennisgeving aan Verkoper. Koper mag het Order naar eigen goeddunken te allen tijde geheel of gedeeltelijk annuleren middels kennisgeving ten minste twee dagen voor de overeengekomen leveringsdatum, ook per fax of per e-mail, of mondeling of per telefoon voor zover deze mondelinge of telefonische annulering onverwijld schriftelijk wordt bevestigd door Koper. Deze beëindiging van het Order ontslaat Verkoper niet van zijn verplichtingen met betrekking tot reeds geleverde goederen en/of diensten. Vorderingen moeten schriftelijk worden ingediend binnen negentig (90) dagen na vaststelling van de feiten die de vordering zouden verantwoorden. In geen geval moet de ene partij de andere partij schadeloos stellen voor verlies, schade of kosten als de andere partij geen rechtszaak heeft aangespannen binnen één (1) jaar na vaststelling van deze feiten. Facturen worden als verjaard beschouwd in het geval beschreven in artikel 7 hierboven.

Artikel 16. Persoonsgegevens – Code of Conduct

Verkoper garandeert net zoals Koper dat indien persoonsgegevens verwerkt worden, dit zal gebeuren in overeenstemming met de Europese en lokale regelgeving hieromtrent, in het bijzonder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/ GDPR). Verkoper zal eveneens handelen in overeenstemming met Kopers Code of Conduct zoals van tijd tot tijd gepubliceerd op de webstek van de Koper.

Artikel 17. Stimulie tot aankoop

De Verkoper zal aan geen enkele Koper of zijn vertegenwoordigers als variatie op de voorwaarden van het Order, of als collateraal contract, een ander voordeel dan een korting ten opzichte van de contractprijs aanbieden. De Koper heeft het recht om het Order te beëindigen en om van de Verkoper het bedrag van eventuele verliezen te eisen als gevolg van een beëindiging van het o

Order in de volgende omstandigheden: (1) Indien de Verkoper heeft aangeboden, heeft gegeven of is overeengekomen te geven aan eender welk persoon, enig geschenk of enige tegenprestatie van welke aard dan ook, als aansporing of beloning voor het doen van of dulden te doen, of te hebben gedaan of geduld hebben te doen, elke handeling met betrekking tot het verkrijgen van of tot de uitvoering van het Order, of om het even welk Order met de Koper, of voor het tonen van of getolereerd hebben van gunsten of benadelen ten opzichte van enig persoon met betrekking tot het Order of enige andere overeenkomst met de Koper; (2) Indien dergelijke handelingen worden uitgevoerd door enig ander persoon in dienst van of namens het Order optredend (met of zonder medeweten van de Verkoper); (3) Indien, in verband met het Order of enige andere overeenkomst met de Koper, de Verkoper of een persoon in dienst van het Order of namens het Order optredend, een vergoeding of beloning aan een agent van de Koper heeft gegeven, nadat deze werd afgedwongen of aanvaard door deze agent in zijn kantoor of zijn werkplek, en verschilt van de gepaste vergoeding van een dergelijke agent.

Artikel 18. Geldigheid

Indien om het even welke bepaling van deze Voorwaarden door een bevoegde autoriteit geheel of gedeeltelijk als ongeldig of niet-afdwingbaar wordt beschouwd, wordt de geldigheid van de overige bepalingen van deze Voorwaarden en de rest van de bepaling in kwestie daardoor niet aangetast, en blijven deze geldig en afdwingbaar voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving. In het geval van een dergelijke gedeeltelijke ongeldigheid, zal de Koper te goeder trouw zoeken naar een vervanging van de wettelijk ongeldige bepalingen door bepalingen die, in feite, vanuit een economisch oogpunt, het meest en meest billijke effect van de ongeldige bepaling benadert.

Artikel 19. Toepasselijk recht en beslechting van geschillen

Tenzij specifiek anders is overeengekomen, zullen alle geschillen voortvloeiend uit of in verband met de Contractuele Betrekking(en) hieronder beheerst worden door Belgisch recht en de rechtbanken van Gent zullen exclusief bevoegd zijn tot beslechting van het geschil.

De bepalingen van de Verenigde Naties inzake contracten voor de Internationale Verkoop van Producten, bekend als "Verdrag van Wenen", zijn niet van toepassing.

Artikel 20. Publiciteit

Het is de Verkoper verboden publiekelijk te adverteren of aan te kondigen dat hij goederen en/of diensten levert of werkzaamheden verricht voor de Koper, en gebruik te maken van de handelsmerken van de Koper en/of eigendomsinformatie zonder voorafgaande expliciete schriftelijke toestemming van de Koper.

Artikel 21. Taal

De partijen erkennen dat de vertaling van de bovengenoemde algemene voorwaarden van de aankoop en levering in het Frans, Duits, Engels of een andere taal enkel gebeurt om de wederzijdse contractuele verplichtingen uit te leggen en dat, ondanks de grondigheid van de vertaling, de basistekst werd opgesteld in het Nederlands en dat deze taal gebruikt zal worden voor interpretaties en de reikwijdte van de woorden, terminologie en/of uitingen van de volledige tekst, als de enige en exclusieve taal. De huidige tekst is een elektronische versie die kan worden geraadpleegd en waarvan de mogelijkheden tot raadpleging specifiek worden vermeld op de voorkant van de standaard orderdocumenten en de orderbevestigingen, alsook beschikbaar en consulteerbaar op de website van de Koper.

 

English

Article 1. Applicability of the conditions - definitions

1.1 Applicability of the conditions

Unless otherwise agreed in writing or mandatory local law provides otherwise, all orders for goods or services and the resulting contractual relationship(s) between sellers/service providers and any company belonging to the Group Van Vooren (hereinafter "Buyer") or any of its intermediaries (hereinafter the "Contractual Relationship(s)") are subject to these general terms and conditions of purchase (hereinafter the "General Terms and Conditions"), to the exclusion of any other terms and conditions. The Buyer may order goods or services from any person or entity (private/public/government) selling goods and/or services (hereinafter each a "Seller").

No terms or conditions recorded on, supplied with, or mentioned in a quotation or order confirmation from the Seller form part of the purchase agreement, and the Seller waives the right to rely on such terms and conditions when accepting an Order from the Buyer and/or delivering goods or services to the Buyer.

If the Seller objects to one or more of these General Terms and Conditions, they must notify the Buyer in writing, and the purchase agreement will only be considered definitively concluded when the parties have agreed on the validity of these General Terms and Conditions.

1.2 Definitions

The following terms have, for the purposes of these conditions, the following meanings, unless the context clearly requires otherwise:

"Buyer": Labo Devlieger – Van Vooren NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.887.702) or Terra Engineering & Consultancy nv (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.860.382) or DDP Belgium NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.859.293) or Geolab nv (Plaanstraat 1, 9810 Nazareth - BE 0414.460.412) or BCD Services BV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0788.508.545) or any other entity forming part of the Van Vooren group, as indicated on the purchase order issued by the buyer.

"Seller": Any entity (private/public/government) selling or supplying goods and/or services to the Buyer.

"Incoterm": the international rules for the interpretation of commercial terms of the International Chamber of Commerce, as in force on the date the contract is drawn up. Unless the context requires otherwise, any term or expression defined in or given a particular meaning by the provisions of Incoterms has the same meaning in this contract; in the event of a conflict between the provisions of Incoterms and this contract, the latter shall prevail.

"Buyer's Code of Conduct": The guidelines as published from time to time on the Group Van Vooren website (www.groupvanvooren.com).

Article 2. Basis of the purchase

With regard to the purchase agreement between Buyer and Seller, an "Order" is the Buyer's offer to the Seller and this Order becomes a binding contract, subject to these General Terms and Conditions, when accepted by the Seller by means of a confirmation or acceptance, a delivery or a commencement of activity.

Article 3. Acceptance of goods/services

Goods and services purchased on the basis of a Buyer's Order are subject to the Buyer's reasonable inspection, testing, and approval at the agreed place and time of delivery. The Buyer reserves the right to reject and refuse acceptance of goods or services if they are not delivered in accordance with the Order or the Seller's explicit or implicit promises or warranties. The Buyer will charge the Seller for the costs of inspecting rejected goods or services, and the Seller will also pay these costs.

Rejected goods and services may, at the Buyer's discretion, be returned to the Seller, or retained by the Buyer as collateral at the Seller's risk and expense. Payment for ordered goods or services will not be considered as acceptance of the goods or services.

Article 4. Delivery

Timely delivery is essential in the execution of Orders and if goods are not delivered and/or services are not provided by the delivery date stated in the Order or otherwise agreed, the Buyer may, without compensation and without prejudice to its other rights and remedies, terminate the purchase agreement for all goods and/or services not yet delivered or provided to the Buyer, by means of a written termination effective upon receipt by the Seller but no later than five (5) days after dispatch by the Buyer. The Buyer may then, at its discretion, purchase replacement goods and/or services elsewhere and recover all costs and losses incurred from the Seller.

Article 5. Customs, transport, ownership and risk

5.1 Unless otherwise agreed in writing and signed, the transport conditions of the International Chamber of Commerce (INCOTERMS 2020) DDP (Buyer nominated delivery place) apply.

5.2 The precise condition is stated in the Order and the Seller will comply with this condition, unless otherwise agreed in writing with the Buyer. In the absence of a specific agreement or in the case of an ambiguous Order, all customs duties, transport costs, and risks are borne by the Seller until the agreed date and place of delivery (i.e., the Buyer's address, unless otherwise specified), and ownership of the goods passes to the Buyer on the date and place of delivery, but only in the event of acceptance of the goods by the Buyer and without prejudice to its right of refusal after inspection as provided in Article 3 above. Any loss or damage to the goods prior to the transfer of ownership is borne by the Seller.

Article 6. Warranty

The Seller expressly warrants that the goods are in good condition, comply with the Order and all specifications, drawings, or descriptions concerning the goods, are suitable for the intended use, and are free from material and manufacturing defects.

The Seller also expressly warrants that the ordered services are provided by skilled, competent, and trained personnel, acting transparently and with appropriate diligence and loyalty towards the Seller, in accordance with generally accepted industry standards and without any conflict of interest and in full compliance with the Order, the referred to documents therein, applicable laws and standards of the place where the services are provided.

The Seller warrants that it has full ownership rights to the goods and services and that the goods and services are delivered free and unencumbered.

All the above warranties apply not only to the Buyer but also to its customers and users of the goods or services, or products in which the goods may be incorporated.

Article 7. Price and payment

7.1 Unless otherwise agreed in writing and signed, purchase agreements are entered into on the condition that the price stated on the Buyer's Order is a fixed price including all applicable taxes and charges, which cannot be changed for any reason. The Seller issues a separate invoice for each Order in the Dutch language and sends it exclusively as a PDF by email to the Buyer. The Seller also sends one invoice by post. Invoices are sent to the Buyer within five (5) days of delivery of the goods or provision of the services. Each invoice must state the Buyer's Order number. Late receipt of invoices or other required data, or errors in the invoice and/or missing elements are a legitimate reason for the Buyer to suspend payment. If an invoice is not received within twelve (12) months of receipt of the goods and/or services, it is assumed that the Seller waives invoicing and the invoice is considered time-barred if it is nevertheless sent to the Buyer.

7.2 All claims for sums due or to become due by the Seller may be deducted by the Buyer in the event of set-off or counterclaim arising from this or any other agreement of the Buyer with the Seller. Unless otherwise agreed in writing, goods and services must be paid for within forty-five (45) days of receipt of the Seller's invoice. Without prejudice to any other remedy available to the Buyer, payment by the Buyer is made without prejudice to any claims or rights of the Buyer against the Seller.

Article 8. Compliance with regulations

The Seller must comply with all relevant environmental, safety, health, and hygiene laws and standards when producing, packaging, shipping, and delivering or otherwise providing the goods or services to the Buyer's address, including the laws of all transit countries and codes or declarations of Buyer’s customers as referred to in the Order documentation.

The Seller also acknowledges being bound by the requirements imposed by contracting authorities and/or bodies in the execution of the order and undertakes to strictly comply with them in the execution of the Order.

The Seller informs the Buyer of any significant adverse event that has or may have an adverse effect on compliance with regulations and requirements. In such a case, the Seller takes at its own risk and expense all corrective measures necessary or required by the Buyer.

Article 9. Liability and indemnification

9.1 The Seller will defend, indemnify, and hold harmless the Buyer, its affiliated companies, successors, assigns, employees, directors, shareholders, agents, representatives, customers, and users of the goods or services from and against all claims, liabilities, damages, losses, and expenses, including court and defense costs, related to or caused by:

• an infringement or alleged infringement of patent, copyright, or trademark rights or a violation of any other intellectual property rights resulting from the purchase, sale, or use of the goods or services described in the Order; and
• an error or alleged error in the provision of services or in the design, manufacture, or material of the goods; and
• a breach or alleged breach of a warranty; and
• failure to deliver the goods or services at the agreed time and place; and
• non-compliance of the goods or services with applicable laws and regulations and instructions; and
• the Buyer's use of the goods and/or services; and
• any incidental or indirect loss.

9.2 The total liability of the Buyer arising directly or indirectly from the Contractual Relationship(s), whether under contract, tort, or otherwise, including negligence, is limited to the price of the Order.

9.3 The Seller hereby excludes any non-contractual liability related to the conclusion, performance, and termination of this agreement and guarantees that its related persons exclude such liability towards any other party and the directors, employees, shareholders, and direct or indirect agents of such other party and its related persons to the fullest extent permitted by law (including gross negligence).

Article 10. Product recall

If the goods need to be recalled due to a defect or non-compliance with specifications or applicable laws, or for any other reason under the Seller's control, all costs and expenses related to this recall are borne by the Seller, including but not limited to the costs of notifying customers, refunds to customers, costs of returning the goods, lost profits, and other expenses necessary to meet obligations to third parties.

Article 11. Insurance

The Seller maintains at its own expense appropriate general and professional liability insurance to cover all damages caused by the Seller, its employees, agents, subcontractors, or representatives in connection with the goods or services provided. If requested, the Seller provides the Buyer with a certificate confirming the required insurance coverages.

Article 12. Confidential information and intellectual property

12.1 The Seller understands that it may have access to information that is confidential and/or proprietary to the Buyer or other parties and agrees not to use or disclose such information without the prior written consent of the Buyer.

12.2 To the extent that the services ordered by the Buyer involve the creation, development, and/or modification of documents and/or works, including computer equipment or software and any related activity, the Seller acknowledges that the Buyer is the owner of these documents and/or works, including but not limited to source codes, object codes, software documentation, and other works subject to patent or copyright, and all related intellectual property, which are all deemed to have been created by the Seller for or on behalf of the Buyer as works made for hire. The Seller and its contractors do not own any right, title, or interest in or to such works, and the Seller and its employees and contractors assign all rights relating to inventions and creative works to the Buyer, free and unencumbered and without any claim of ownership or right of use by the Seller or third parties. The Seller and all its employees, agents, and contractors providing services to the Buyer sign, at the Buyer's request, all documents that the Buyer deems necessary to document and/or perfect the assignment of rights to the Buyer and the Buyer's ownership of the inventions and creative works.

Article 13. Assignment/Subcontracting

The Seller may not assign or subcontract the Order or a substantial part thereof without the prior written consent of the Buyer. In any case, the Seller remains jointly and severally liable for the proper performance of the Order.

Article 14. Sustainability

The Seller conducts its purchasing activities in an environmentally and socially responsible manner. In accordance with its environmental, health, safety, and personnel policy, the Seller takes ecological and social considerations into account when selecting goods and services. The Seller acknowledges that it is its responsibility to encourage its suppliers, contractors, and subcontractors to minimize the negative social and environmental impacts of the goods and services provided as much as possible. The Seller also ensures that it does not discriminate against local and smaller suppliers in the purchasing process and specifications and that all applicable regulations and standards are complied with.

Article 15. Termination and limitation

If the Seller does not deliver the goods and/or services on or before the agreed delivery date or as otherwise determined by the Buyer, or if the Seller breaches one or more of these general terms and conditions, including but not limited to the warranties, the Buyer has the right to terminate or cancel the Order at any time by written notice to the Seller. The Buyer may, at its discretion, cancel all or part of the Order at any time by giving notice at least two days before the agreed delivery date, including by fax or email, or orally or by telephone, provided that such oral or telephone cancellation is promptly confirmed in writing by the Buyer. This termination of the Order does not release the Seller from its obligations regarding goods and/or services already delivered. Claims must be submitted in writing within ninety (90) days of the discovery of the facts justifying the claim. In no event shall one party be required to indemnify the other party for any loss, damage, or cost if the other party has not brought an action within one (1) year of the discovery of such facts. Invoices are considered time-barred in the case described in Article 7 above.

 

Article 16. Personal data - Code of Conduct

The Seller guarantees, just like the Buyer, that if personal data is processed, this will be done in accordance with European and local regulations in this regard, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR). The Seller will also act in accordance with the Buyer's Code of Conduct as published from time to time on the Buyer's website.

Article 17. Purchase incentives

The Seller will not offer any Buyer or its representatives, as a variation of the terms of the Order, or as a collateral contract, any benefit other than a discount on the contract price. The Buyer has the right to terminate the Order and claim from the Seller the amount of any losses resulting from the termination of the Order in the following circumstances: (1) If the Seller has offered, given, or agreed to give any person any gift or consideration of any kind as an inducement or reward for doing or tolerating to do, or having done or tolerated to do, any act in connection with obtaining or performing the Order, or any other Order with the Buyer, or for showing or tolerating favor or prejudice towards any person in connection with the Order or any other agreement with the Buyer; (2) If such acts are performed by any other person employed by or acting on behalf of the Order (with or without the Seller's knowledge); (3) If, in connection with the Order or any other agreement with the Buyer, the Seller or any person employed by or acting on behalf of the Order has given any remuneration or reward to an agent of the Buyer, after it was demanded or accepted by such agent in his office or place of work, and differs from the proper remuneration of such agent.

Article 18. Validity

If any provision of these Terms is found by a competent authority to be wholly or partially invalid or unenforceable, the validity of the remaining provisions of these Terms and the remainder of the provision in question shall not be affected thereby, and they shall remain valid and enforceable to the extent permitted by applicable law. In the event of such partial invalidity, the Buyer shall in good faith seek to replace the legally invalid provisions with provisions that, in fact, from an economic point of view, most closely and fairly approximate the effect of the invalid provision.

Article 19. Applicable law and dispute resolution

Unless specifically agreed otherwise, all disputes arising out of or in connection with the Contractual Relationship(s) hereunder shall be governed by Belgian law and the courts of Ghent shall have exclusive jurisdiction to settle the dispute.

The provisions of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods, known as the "Vienna Convention," do not apply.

Article 20. Publicity

The Seller is prohibited from publicly advertising or announcing that it supplies goods and/or services or performs work for the Buyer, and from using the Buyer's trademarks and/or proprietary information without the prior explicit written consent of the Buyer.

Article 21. Language

The parties acknowledge that the translation of the above general terms and conditions of purchase and delivery into French, German, English, or any other language is solely for the purpose of explaining the mutual contractual obligations and that, despite the thoroughness of the translation, the basic text was drawn up in Dutch and that this language will be used for interpretations and the scope of the words, terminology, and/or expressions of the entire text, as the only and exclusive language. The current text is an electronic version that can be consulted and whose consultation possibilities are specifically mentioned on the front of the standard order documents and order confirmations, as well as available and consultable on the Buyer's website.