Nederlands 

 

Inleiding:

Deze Supplier Code of Conduct schetst de normen en verwachtingen voor alle leveranciers die zaken doen met Group Van Vooren.

Group Van Vooren omvat alle juridische entiteiten die deel uitmaken van de groep, namelijk:

• Labo Devlieger – Van Vooren NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.887.702)
• Terra Engineering & Consultancy nv (Industriepark Rosteyne 1,9060 Zelzate - BE 0878.860.382)
• DDP Belgium NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.859.293)
• Geolab nv (Plaanstraat 1, 9810 Nazareth - BE 0414.460.412)
• BCD Services BV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0788.508.545)

Al deze entiteiten zullen individueel of collectief worden aangeduid als GVV in deze Code of Conduct.

 Boodschap van de CEO:

 Beste leveranciers,

GVV en haar gelieerde bedrijven bevorderen duurzaamheid door de hele waardeketen en zijn toegewijd om tot publicatie over te gaan van rapporten over hun prestaties op het gebied van duurzaamheid.

Leveranciers zijn belangrijke belanghebbenden voor de GVV-groep en we committeren ons tot een voortdurende dialoog om hoge sociale, economische en milieunormen te bereiken.

Deze code voor Leveranciers (“Code”) vormt de basis van onze aanpak van verantwoord inkopen. Het definieert niet alleen de niet-onderhandelbare minimumnormen die we onze leveranciers vragen te respecteren wanneer ze zaken doen met de GVV bedrijvengroep, maar is ook de uitdrukking van waarden die gedeeld worden binnen de GVV bedrijvengroep, haar verschillende bedrijven en filialen en die we onze leveranciers aanmoedigen te onderschrijven.

We houden onszelf aan hoge normen van professioneel gedrag, naleving en duurzaamheid.

We vertrouwen erop dat deze Code de implementatie van onze duurzaamheidsagenda vergemakkelijkt, leidt tot transparant en ethisch gedrag en de geloofwaardigheid van het duurzaamheidsmanagement en leiderschap van GVV en de aangesloten bedrijven vergroot.

Gedelegeerd Bestuurder

 

Vijf principes aan de grondslag van deze Code

De principes in de Code, namelijk Professionele Uitmuntendheid, Mensen, Gezondheid & Veiligheid, Milieu en Gemeenschap, zijn ontwikkeld in overleg met onze medewerkers en management, evenals externe stakeholders.

Deze principes zijn ook getoetst aan internationaal erkende beste praktijken.

We baseren onze inzet voor mensenrechten op de International Bill of Human Rights die bestaat uit de Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN, het Internationaal Verdrag inzake Burgerrechten en Politieke Rechten, het Internationaal Verdrag inzake Economische, Sociale en Culturele Rechten en de fundamentele conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie over Rechten op het Werk.

Wij ondersteunen de richtlijnen voor multinationale ondernemingen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO).

Deze Principes weerspiegelen de belangrijkste duurzaamheidskwesties voor GVV. Ten slotte wil de Code de minimumnormen voor professioneel gedrag, naleving en duurzaamheid benadrukken waarvan GVV verwacht dat zijn leveranciers zich eraan houden.

 

Toepassingsgebied en Implementatie 

Toepasselijkheid

Deze Gedragscode is van toepassing op alle leveranciers (gedefinieerd als een persoon of bedrijf dat producten of diensten levert aan GVV en haar bedrijvengroep), en hun filialen, met een uitgave van meer dan 15.000 € per jaar.

Het is echter niet van toepassing op (i) non-profitorganisaties en vrijwilligers, (ii) advocatenkantoren en juridische dienstverleners, (iii) overheidsinstellingen, overheidsinstanties, douane- en belastingdiensten, overheidsmedewerkers, (iv) accreditatie- en certificatie-instellingen en (v) verhuurders.

De toepasbaarheid ervan wordt ook aanbevolen voor energie- en nutsbedrijven.

GVV moedigt al haar leveranciers sterk aan om de verklaringen van deze Code binnen hun eigen toeleveringsketens te bevorderen.

Hoe we met onze Leveranciers werken

Bij GVV en haar groepsmaatschappijen zetten we ons in voor een veilige en duurzame toeleveringsketen en stimuleren we best practices bij onze leveranciers en partners. Daarom eisen we van alle leveranciers dat ze handelen in overeenstemming met de principes die in deze code zijn opgenomen.

Terwijl we onze financiële risico's nauwlettend in de gaten houden, richten we ons ook op de compliance- en duurzaamheidsrisico's van onze toeleveringsketen met behulp van de volgende instrumenten:

• Beoordeling tijdens de selectie van leveranciers:

We nemen duurzaamheidscriteria op in onze sourcing events, met speciale aandacht voor de afstemming van onze leveranciers op de principes van onze Code

• Validatie vóór het contracteren van leveranciers:

We zorgen ervoor dat alle geselecteerde leveranciers onze Code naleven.

• Evaluatie tijdens het contracteren van leveranciers:

We zorgen ervoor dat onze belangrijkste en meest strategische leveranciers worden geëvalueerd aan de hand van een zelfbeoordelingsvragenlijst, met als doel het identificeren van hoge risico's die zij of hun eigen toeleveringsketen voor ons kunnen vormen en het nemen van maatregelen om dergelijke risico's te beperken.

Advies

Wij streven naar een cultuur waarin kwesties op het gebied van integriteit en beroepsethiek openlijk ter sprake kunnen worden gebracht en besproken.

Bij twijfel over de betekenis van deze Code of de principes, of de toepassing ervan op specifieke omstandigheden, worden onze leveranciers aangemoedigd om contact op te nemen met de hulplijn op info@groupvanvooren.com om vragen te stellen en advies te vragen.

Een probleem aankaarten

Onze leveranciers worden aangemoedigd om vermoedelijke of bekende overtredingen van deze Code door GVV of een derde partij te melden via de hulplijn.

De hulplijn is een veilige en beveiligde communicatiemethode die de mogelijkheid biedt om een melding in te dienen. Alle verstrekte informatie wordt veilig opgeslagen en uiterst vertrouwelijk behandeld.

Geen represailles

We beschermen en zorgen ervoor dat geen enkele leverancier te maken krijgt met enige vorm van vergelding of nadelige gevolgen voor het in goed vertrouwen inwinnen van advies, het uiten van bezorgdheid en het melden van schendingen van deze Code.

Om een vraag te stellen, advies te vragen, een probleem aan de orde te stellen of een integriteitsschending te melden, kunt u een e-mail sturen naar info@groupvanvooren.com.

 

Vijf principes die ten grondslag liggen aan de Code

1.       Professionele Uitmuntendheid

Integriteit waarborgen

We zijn toegewijd aan hoge bedrijfsethiek en hanteren hoge normen voor naleving en integriteit. Onze reputatie en het vertrouwen in onze diensten zijn door de jaren heen opgebouwd.

Bovendien hebben we een verantwoordelijkheid tegenover onze werknemers, klanten en belanghebbenden om deze normen en het vertrouwen te handhaven in alle gemeenschappen waarin we actief zijn. Daarom verwachten we ook van onze leveranciers dat ze onze waarden en principes respecteren en ons ondersteunen bij het handhaven van deze normen en dit vertrouwen.

Naleving van wet- en regelgeving

Onze leveranciers moeten zich houden aan alle toepasselijke nationale en internationale wet- en regelgeving in alle landen waar ze actief zijn. Dit omvat naleving van alle toepasselijke sanctieregelingen met jurisdictie- en handelscontroles.

Bovendien moedigen we onze leveranciers aan om te voldoen aan internationale en industrienormen en best practices. Onze leveranciers zijn verplicht om hun volledige medewerking te verlenen aan alle interne of externe onderzoeken die daartoe bevoegd zijn en mogen nooit proberen om bewijsmateriaal te vervalsen of te verbergen, documenten te vernietigen, een legitiem onderzoek te misleiden of anderszins te belemmeren.

Anti-corruptie

We houden ons niet bezig met corruptie in welke vorm dan ook, inclusief omkoping en bedreiging. Onder geen enkele omstandigheid zullen onze leveranciers, direct of indirect, financieel voordeel of enig ander voordeel betalen, aanbieden of beloven, inclusief maar niet beperkt tot enige vorm van geschenk, entertainment, gastvrijheid, donatie of sponsoring; of zich inlaten met corrupte praktijken, met als doel de beslissingen van een derde partij te beïnvloeden, zaken veilig te stellen of een ongepast voordeel of voordeel te behalen.

Evenzo mogen onze leveranciers nooit vragen om, accepteren of instemmen met het accepteren van een financieel voordeel of enig ander voordeel, inclusief maar niet beperkt tot enige vorm van geschenk, entertainment, gastvrijheid, donatie of sponsoring; of zich inlaten met corrupte praktijken, direct of indirect, met als doel het beïnvloeden van beslissingen, het binnenhalen van zaken of het binnenhalen van een ongepast voordeel of voordeel.

Faciliterende betalingen in verband met de zakelijke relatie met ons zijn verboden en alle daarmee samenhangende verzoeken van ambtenaren om faciliterende betalingen moeten worden geweigerd. Overtredingen van deze principes zullen resulteren in de onmiddellijke beëindiging van zakelijke relaties met GVV en/of haar groepsmaatschappijen en kunnen zelfs leiden tot gerechtelijke vervolging en aangifte bij de bevoegde autoriteiten.

Belangenvermenging en-conflicten

In hun omgang met ons moeten leveranciers alle belangenconflicten vermijden.

Alle belangenconflicten in zakelijke transacties met ons, waarvan de leveranciers op de hoogte zijn, moeten aan ons worden gemeld, zodat wij de mogelijkheid hebben om passende maatregelen te nemen.

Zakelijke transacties met betrekking tot GVV

Alle zakelijke transacties worden geregistreerd met de naam van de gecontracteerde leverancier of andere derde partij en we verwachten volledige medewerking in het geval van audits en toegang tot bewijsmateriaal.

Witwassen van geld en financiering van criminaliteit en terrorisme

Van onze leveranciers wordt verwacht dat zij maatregelen hebben geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat hun activiteiten niet, gewild of ongewild, worden besmet door het witwassen van geld of het faciliteren van de financiering van terroristische of andere criminele activiteiten.

Privacy van data

Alle leveranciers zijn verplicht om de hoogste normen voor privacy en gegevensbescherming na te leven, in overeenstemming met wereldwijde regelgeving en best practices in de sector.

Van leveranciers wordt verwacht dat zij de privacy respecteren van onze werknemers, aannemers, klanten en andere personen tot wiens persoonlijke informatie zij toegang hebben, in overeenstemming met de lokale en internationale wetgeving.

Onze leveranciers moeten zich houden aan de vereisten voor grensoverschrijdende gegevensoverdracht zoals voorgeschreven door de toepasselijke regelgeving, de beveiliging van persoonlijke informatie waarborgen en de juiste beheersystemen gebruiken, evenals controles en rapportagemechanismen met betrekking tot de categorisering en verwerking van persoonlijke gegevens.

Bescherming van GVV-activa, -middelen en -fondsen

Leveranciers hebben de plicht om alle activa, middelen en fondsen die door ons aan hen zijn toevertrouwd te beschermen en op de juiste manier te gebruiken, ongeacht of ze eigendom zijn van ons of van een andere derde partij.

Ze mogen nooit ongepast of voor ongeoorloofd of onethisch gewin worden gebruikt. Dit geldt ook voor alle informatie, documentatie of activa die worden beschermd door intellectueel eigendom, die moet worden gerespecteerd.

Leveranciers moeten de vertrouwelijkheid van de toevertrouwde activa en middelen bewaren en mogen nooit informatie openbaar maken of overdragen zonder de juiste toestemming van ons of zonder de juiste veiligheidsmaatregelen.

Ethisch zakelijk gedrag

We raden leveranciers ten zeerste aan om een uitgebreide gedragscode te hebben die van toepassing is op hun activiteiten en toeleveringsketen.

Eerlijke concurrentie

Onze leveranciers zullen zaken doen volgens competitieve en eerlijke marktpraktijken.

Onethische praktijken, zoals het direct of indirect deelnemen aan samenwerkingsverbanden met derden om de marktvoorwaarden op ongepaste wijze te beïnvloeden of om een oneerlijk marktvoordeel te behalen, het op bedrieglijke of misleidende wijze op de markt brengen van goederen of diensten of het verkrijgen van vertrouwelijke informatie met illegale of onethische middelen, moeten altijd worden vermeden.

Het niet naleven van dit principe zal resulteren in de onmiddellijke beëindiging van zakelijke relaties met ons en kan zelfs leiden tot gerechtelijke vervolging en aangifte bij de bevoegde autoriteiten.

2.       Mensen

We ondersteunen en respecteren de bescherming van mensenrechten. We beoordelen de directe en indirecte impact van onze activiteiten op de mensenrechten en proberen onze verantwoordelijkheden te erkennen onder de UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGP's).

Verder zorgen we voor een veilige werkomgeving en bevorderen we de gezondheid en het welzijn van onze werknemers.

We zorgen ervoor dat onze werknemers de nodige training en uitrusting hebben om hun taken veilig uit te voeren.

Daarom verwachten we van onze leveranciers dat ze de waardigheid en mensenrechten respecteren van iedereen met wie ze samenwerken, zoals werknemers, lokale gemeenschappen en minderheden, leveranciers en andere belanghebbenden.

Bovendien moet de bescherming van land, bossen en water worden gerespecteerd.

We verwachten ook van onze leveranciers dat ze zorg dragen voor gezondheid en veiligheid, zowel binnen hun eigen organisatie als met betrekking tot de producten of diensten die ze leveren, bij voorkeur in overeenstemming met een internationale norm.

Preventie van onvrijwillige arbeid en mensenhandel

Al het werk moet ongedwongen, vrijwillig zijn en werknemers moeten vrij zijn om het werk te verlaten of hun dienstverband te beëindigen met een opzegtermijn die in overeenstemming is met de lokale wetgeving.

Onze leveranciers maken geen gebruik van mensenhandel of enige vorm van slaven-, dwang-, schuld-, contractarbeid of gevangenisarbeid. Schendingen van het recht op leven, marteling, wrede/menselijke of onterende behandeling zijn niet toegestaan.

Deze verklaring moet worden gedeeld en nageleefd door externe dienstverleners van leveranciers.

Diversiteit bevorderen en discriminatie vermijden

Onze leveranciers moeten zich inzetten voor een personeelsbestand of -omgeving dat vrij is van intimidatie en onwettige discriminatie.

Leveranciers mogen niet discrimineren op basis van leeftijd, handicap, etniciteit, gezinssituatie, genderidentiteit, ideologische opvattingen, burgerlijke staat, nationaliteit, politieke voorkeur, zwangerschap, religie, seksuele geaardheid, sociale afkomst of enige andere wettelijk beschermde status.

Preventie van arbeid door minderjarigen en bescherming van jonge werknemers

Kinderarbeid is strikt verboden. De minimumleeftijd voor tewerkstelling of werk is 16 jaar, de minimumleeftijd voor tewerkstelling in het land, of de leeftijd voor het voltooien van het verplichte onderwijs in het land, indien deze hoger is. Wanneer jonge werknemers (boven de wettelijk bepaalde minimumleeftijd) worden tewerkgesteld, mogen ze niet werken in activiteiten die mentaal, fysiek, sociaal of moreel gevaarlijk of schadelijk zijn, of die hun scholing en toegang tot wettelijk onderwijs in de weg kunnen staan.

Eerlijke lonen

Onze toeleveranciers moeten alle werknemers ten minste het minimumloon betalen dat wettelijk verplicht is en alle wettelijke voordelen bieden.

Alle arbeidsvoorwaarden, inclusief vergoedingen, werktijden, verlofperiodes en vakantiedagen, moeten in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving en verplichte industrienormen, afhankelijk van welke de hoogste is.

Eerlijke behandeling

Fysiek misbruik of discipline, de dreiging van fysiek misbruik, seksuele of andere intimidatie en verbaal misbruik of andere vormen van intimidatie zijn verboden.

Disciplinaire maatregelen moeten eerlijk zijn en duidelijk gecommuniceerd worden naar de werknemers. Alle werknemers moeten toegang hebben tot de door de toeleverancier ingestelde mechanismen om anoniem melding te maken van schendingen in dit verband.

Werktijden

In geen geval mogen de werkweken langer zijn dan het maximum dat is toegestaan volgens de geldende wet- en regelgeving.  De werkweek moet rustperiodes bevatten in overeenstemming met de wetgeving.

Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen 

Onze leveranciers erkennen en respecteren het recht van werknemers om zich vrij te verenigen, te organiseren en collectief te onderhandelen, in overeenstemming met de wetgeving in de landen waar zij actief zijn.

Preventie van ongevallen en letsels

Onze leveranciers moeten potentiële gevaren identificeren, beoordelen wie er schade zou kunnen oplopen, risico's evalueren en risico minimaliserende maatregelen ontwikkelen.

De leveranciers moeten waar mogelijk fysieke gevaren elimineren. In alle gevallen moeten de leveranciers hun werknemers geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking stellen.

Wij moedigen onze toeleveranciers aan om al hun werknemers op te leiden op het gebied van gezondheid en veiligheid. Werknemers mogen niet gestraft worden voor het aankaarten van veiligheidskwesties en moeten het recht hebben om onveilige werkomstandigheden te weigeren zonder bang te hoeven zijn voor represailles.

Arbeidsomstandigheden

Er moet worden gezorgd voor een veilige, hygiënische en adequate werkomgeving, die voldoet aan de hoogste normen in de markt waarin de toeleveranciers van de industrie actief zijn.

Er moeten adequate maatregelen worden genomen om ongevallen en gezondheidsschade die voortvloeien uit, verband houden met of plaatsvinden tijdens het werk te voorkomen door de oorzaken van gevaren die inherent zijn aan de werkomgeving zoveel mogelijk te beperken.

Procedures en systemen voor arbeidsveiligheid & preventie van blootstelling aan gevaarlijke materialen 

Onze leveranciers moeten procedures en systemen instellen om letsel en ziekte op het werk te beheersen, op te sporen en te rapporteren.

Wij verwachten van onze toeleveranciers dat zij hun eigen gezondheids- en veiligheidsbeleid en hun eigen managementsystemen afstemmen op de internationale normen en best practices. De toeleveranciers moeten de blootstelling van werknemers aan gevaarlijke chemische, biologische en fysische agentia in kaart brengen, evalueren en beheersen, en ervoor zorgen dat deze stoffen veilig gehanteerd, vervoerd, opgeslagen, gerecycled, hergebruikt en verwijderd kunnen worden. De leveranciers moeten chemische gevaren waar mogelijk elimineren. De leveranciers moeten hun werknemers geschikte persoonlijke beschermingsmiddelen ter beschikking stellen.

3.       Gezondheid en Veiligheid  

We zetten ons in voor de bescherming van het milieu. We maken efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en beperken afval tot een minimum. We geloven dat de groei van ons bedrijf en verbetering van onze impact op het milieu hand in hand moeten gaan. Onze bereidheid om ons aan te passen aan de klimaatverandering zal de duurzaamheid van ons bedrijf garanderen.

Daarom minimaliseren we ons energieverbruik, verminderen we onze carbon footprint en investeren we in nieuwe technologieën.

Daarom verwachten we van onze leveranciers dat ze duurzame groei realiseren en tegelijkertijd de impact van hun activiteiten beheren door hun milieuprestaties te verbeteren.

 

We moedigen onze leveranciers ook aan om een milieubeleid te voeren dat voldoet aan de beste normen in de sector en dit te delen met hun eigen toeleveringsketen.

 

Milieubeheersystemen

Wij verwachten van al onze leveranciers die invloed hebben op het milieu dat zij een gestructureerde en systematische aanpak hanteren voor het beheer van milieuaspecten, waaronder luchtkwaliteit, bodemkwaliteit, energie, waterkwaliteit en -verbruik, afval en verantwoord beheer van chemische stoffen.

We moedigen onze leveranciers aan om hun eigen milieubeheersysteem te hebben, bij voorkeur gecertificeerd door een internationaal erkende norm.

Dierenwelzijn / dierenbescherming

We verwachten van onze leveranciers dat ze voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake dierenbescherming en dierenwelzijnsnormen om te voldoen aan de natuurlijke behoeften van de respectieve diersoorten.

 

Meer doen met minder

Wij verwachten van onze leveranciers dat zij vervuiling voorkomen en de milieueffecten van hun bedrijfsactiviteiten op het gebied van afval, water en lucht tot een minimum beperken.

Wij verwachten van de leverancier dat hij zich actief inzet voor het behoud van biodiversiteit, onder andere door het gebruik van alternatieve materialen, hergebruik en recycling, het voorkomen van ontbossing en het beperken van geluidsoverlast. We verwachten van leveranciers dat ze een eigen afvalbeheersysteem hebben en afval beheren volgens de geldende wet- en regelgeving.

 

Investeren in een koolstofvrije toekomst 

Wij bevorderen de vermindering van het energieverbruik, de uitstoot van broeikasgassen en de koolstofintensiteit en verwachten van onze leveranciers dat zij bijdragen aan een koolstofvrije toekomst met tastbare acties door te investeren in nieuwe technologieën en het verbruik van natuurlijke hulpbronnen te optimaliseren.

 

4.       Milieu en Gemeenschap

 

We helpen duurzame gemeenschappen te creëren door lokale werkgelegenheid aan te bieden en onze mensen aan te moedigen zich in te zetten voor lokale projecten.

We zetten ons in om te voorzien in de onmiddellijke behoeften van slachtoffers van natuurrampen en door de mens veroorzaakte rampen.

Wij geloven dat iedereen een fundamenteel recht heeft op toegang tot voedsel, gezondheid, onderwijs, onderdak en ondernemerschap.

We dragen bij aan het welzijn van de gemeenschappen waarin we actief zijn door middel van lokale investeringen.

Daarom moedigen wij onze leveranciers aan om samen te werken met lokale overheden en gemeenschappen om het welzijn van de gemeenschappen waarin zij wonen en werken te verbeteren.

Lokale sociale empowerment en ontwikkeling 

Onze leveranciers worden aangemoedigd om lokaal talent aan te trekken en relaties op te bouwen die bijdragen aan de lokale economie.

Verbetering van de leefomstandigheden in de gemeenschap 

Onze leveranciers worden aangemoedigd om samen te werken met gemeenschappen om sociale en economische ontwikkeling te stimuleren en bij te dragen aan de duurzaamheid van de gemeenschappen waarin ze actief zijn.

 

© GVV - Gepubliceerd in december 2024

GVV, Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate, België

 

English

 

Introduction:

This Supplier Code of Conduct outlines the standards and expectations for all suppliers doing business with Group Van Vooren.

Group Van Vooren encompasses all legal entities being part of the group, being at the date of establishment of this policy the following entities:

• Labo Devlieger – Van Vooren NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.887.702)
• Terra Engineering & Consultancy nv (Industriepark Rosteyne 1,9060 Zelzate - BE 0878.860.382)
• DDP Belgium NV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0878.859.293)
• Geolab nv (Plaanstraat 1, 9810 Nazareth - BE 0414.460.412)
• BCD Services BV (Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate - BE 0788.508.545)

 All these entities shall individually or collectively be referred to as GVV in this Code of Conduct.

Message from the Chief Executive Officer:

Dear suppliers,

GVV and its affiliated companies (the “GVV group of companies”) encourage sustainability through its whole value chain and is committed to publish reports on its corporate sustainability performance.

Suppliers are important stakeholders for the GVV group of companies and we are committed to engaging in an ongoing dialogue to reach high social, economic and environmental standards.

This Supplier Code of Conduct (“Code”) sets out the basis of our responsible sourcing approach. It defines not only the nonnegotiable minimum standards that we ask our suppliers to respect when conducting business with the GVV group of companies but also the expression of values which are shared throughout the GVV group of companies, its various businesses and affiliates and that we encourage our suppliers to adhere to.

We hold ourselves to high standards of professional behavior, compliance and sustainability.

We trust that this Code facilitates the implementation of our sustainability agenda, leads to transparent and ethical behavior and enhances the credibility in corporate sustainability management and leadership of GVV and its affiliated companies.

Chief Executive Officer

The Code states five Principles

The Principles outlined in the Code, namely Professional Excellence, People, Health & Safety, Environment and Communities, have been developed in consultation with our employees and management across the business as well as external stakeholders.

Said principles have also been benchmarked against irecognized best practice frameworks.

We base our Human Rights commitment on the International Bill of Human Rights consisting of the UN’s Declaration of Human Rights, the International Covenant on Civil and Political Rights, the International Covenant on Economic, Social and Cultural Rights, and the International Labour Organization’s fundamental conventions on Rights at Work.

We support the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) Guidelines for Multinational Enterprises.

These Principles reflect the most important sustainability issues for GVV. Finally, the Code aims to highlight the minimum standards of professional behavior, compliance and sustainability with which it expects its suppliers to be aligned.

Scope and Implementation

Applicability

This  Code of Conduct applies to all suppliers (defined as a person or company supplying products or services to GVV and its group of companies ), and their affiliates, with a spend in excess of 15.000 €  per year.

However, it does not apply to (i) non-profit and volunteer organizations, (ii) law firms and legal services providers, (iii) government agencies, public authorities, customs and tax authorities, public authorities associates, (iv) accreditation and certification bodies and (v) landlords.

It’s applicability is also recommended for energy and utilities companies.

GVV  strongly encourages all of its suppliers to promote the statements of this Code within their own supply chains.

How we work with our Suppliers

At GVV and its group companies, we are committed to ensuring a secure and sustainable supply chain while promoting best practices among our suppliers and partners. Therefore, we require all suppliers to act in alignment with the principles stated in this code.

While closely monitoring our financial risks, we also put the focus on our supply chain compliance and sustainability risks using the following tools:

• Assessment during the selection of suppliers:

We include sustainability criteria in our sourcing events, with a special focus on the alignment of our vendors to the principles of our Code of Conduct

• Validation before the contracting of suppliers:

We ensure that all selected suppliers adhere to our Code.

• Evaluation during the contracting of suppliers:

We ensure that our key and most strategic suppliers are evaluated through a self-assessment questionnaire, with the aim of identifying high risks that they or their own supply chain may pose to us and having actions in place to mitigate such risks.

Seeking guidance

We are committed to a culture where issues of integrity and professional ethics can be raised and discussed openly.

When in doubt about the meaning of this Code or the principles, or their application to specific circumstances, our suppliers are encouraged to contact the Helpline at info@groupvanvooren.com to ask questions and seek guidance.

Raising a concern

Our suppliers are encouraged to speak up and report any suspected or known violation of this Code, by a GVV, or any third party, using the Helpline.

The Helpline is a safe and secure communication method that offers the possibility to file a report. Any information provided is stored securely and is treated with the utmost confidentiality.

No retaliation

We  protect and will ensure that no supplier faces any form of retaliation or adverse consequences for seeking advice, raising concerns and reporting violations of this Code in good faith.

To ask a question, seek guidance, raise a concern or report an integrity violation, please send an e-mail to info@groupvanvooren.com.

Five principles underlying the Code

1.       Professional excellence

Ensuring Integrity

We are committed to and maintain high business ethics, compliance and integrity standards. Our reputation and the trust in our services have been built through several years.

Thereby, we have a responsibility towards our employees, customers and stakeholders to maintain these standards and trust in all the communities we operate in. We therefore also expect our suppliers to respect our values and principles and to support us in maintaining these standards and trust.

Compliance with laws and regulations

Our suppliers must adhere to all applicable national and international laws and regulations in all countries in which they operate. This includes compliance with all applicable sanction regimes with jurisdiction and trade controls.

Furthermore, we encourage its suppliers to comply with international and industry standards and best practices. Our suppliers are required to cooperate fully with any appropriately authorized internal or external investigation and should never attempt to tamper or conceal evidence, destroy documents, mislead or otherwise obstruct any legitimate investigation.

Anti-corruption

We do not engage in or excuse corruption in any of its forms, including bribery and threat. Under no circumstance will our  suppliers pay, offer or promise, directly or indirectly, financial advantage or any other advantage, including but not limited to any type of gift, entertainment, hospitality, donation or sponsorship; or engage in corrupt practices, with the purpose of influencing the decisions of a third party, securing business or to secure an improper advantage or benefit.

Likewise, our  suppliers must never request, accept or agree to accept a financial advantage or any other advantage, including but not limited to any type of gift, entertainment, hospitality, donation or sponsorship; or engage in corrupt practices, directly or indirectly, with the purpose of influencing its decisions, securing business or to secure an improper advantage or benefit.

Facilitation payments in connection with their business relationship with us is prohibited and any related demands by officials for facilitation payments must be refused. Violations of these principles will result in the immediate termination of business relations with GVV and/or its group companies and may even result in legal prosecution and reporting to the competent authorities.

Conflicts of interest

In their dealings with us, suppliers must avoid all conflicts of interest.

All and any conflict of interest in any business dealings with us, of which the suppliers are aware, must be declared to us so that we have the opportunity to take appropriate actions.

Business and financial records related to GVV

All business and commercial deals are recorded with the name of the contracted supplier or other third party and we expect full collaboration in the case of audits and access to evidence.

Money laundering and criminal and terrorism financing

Our suppliers are expected to have implemented measures to ensure that their operations are not tainted, willingly or unwillingly, by any money laundering or facilitation of the financing of terrorist or other criminal activities.

Data Privacy

All suppliers are required to uphold the highest standards of privacy and data protection, in accordance with global regulations and industry best practices.

Suppliers are expected to respect the privacy of our employees, contractors, workers, customers and other individuals whose personal information they have access to, according to local and international law.

Our suppliers shall adhere to cross-border data transfer requirements as mandated by applicable regulations, ensure the security of personal information and use the appropriate management systems, as well as controls and reporting mechanisms concerning the categorization and handling of personal data.

Safeguarding GVV assets, resources and funds

Suppliers have a duty to safeguard and to make appropriate use of all assets, resources and funds entrusted to them by us, regardless of whether they belong to us or any other third party.

They must never be used improperly or for an illicit or unethical gain. This includes any information, documentation or asset protected by intellectual property which must be respected.

Suppliers must maintain the confidentiality of the entrusted assets and resources, and must never disclose or transfer information without the appropriate authorization by us  or without the appropriate security measures.

Ethical business conduct

We strongly recommend that suppliers have a comprehensive Code of Conduct applicable to their operations and supply chain.

Fair competition

Our  suppliers shall conduct their business using competitive and fair market practices.

Unethical practices, such as participating, directly, or indirectly, in any sort of collusion with third parties, to improperly influence market conditions or to gain an unfair market advantage, marketing its goods or services in a deceptive or misleading way, or obtaining confidential information using illegal or unethical means, must always be avoided.

Failure to comply with this principle will result in the immediate termination of business relations with us  and may even result in legal prosecution and reporting to the competent authorities.

2.       People

We  support and respect the protection of human rights. We assess the direct and indirect human rights impact of our operations and seek to recognize our responsibilities under the UN Guiding Principles on Business and Human Rights (UNGPs).

Furthermore, we provide a safe and secure working environment, and promote the health and wellbeing of our employees.

We ensure that our employees have the necessary training and equipment to conduct their duties safely.

Therefore, we expect our suppliers to respect the dignity and human rights of everyone they engage with, such as employees, local communities and minorities, suppliers and other stakeholders.

Moreover, land, forest and water protections must be respected.

We also expect our suppliers to uphold a duty of care for health and safety, both within their own organization and as regards the products or services they provide, preferably aligned with an international standard.

Prevention of involuntary labor & human trafficking

All work must be voluntary, and workers free to leave work or terminate their employment with a notice period according to local legislation.

Our suppliers will not traffic persons or use any form of slave, forced, bonded indentured, or prison labor. Violations of right to life, torture, cruel/inhuman or degrading treatment are not permitted.

This statement must be shared and complied with by suppliers’ third party agencies.

Promoting diversity and avoiding discrimination

Our suppliers should be committed to a workforce free of harassment and unlawful discrimination.

The suppliers will not engage in discrimination based on age, disability, ethnicity, family status, gender identity, ideological views, marital status, nationality, political affiliation, pregnancy, religion, sexual orientation, social origin or any other status that is protected by law.

Prevention of underage labor and protection of young workers

Child labor is strictly prohibited. The minimum age for employment or work shall be 16 years, the minimum age for employment in the country, or the age for completing compulsory education in the country, whichever is higher. When young workers (above the minimum legislated age) are employed, they must not work in activities that are mentally, physically, socially or morally dangerous or harmful, or that may interfere with their schooling and access to legal education.

Fair wages

Our suppliers must pay all workers at least the minimum wage required by applicable laws and regulations and provide all legal benefits.

All employment conditions, including compensations, working hours, vacation time, leave periods and holidays should be consistent with applicable laws and regulations and mandatory industry standards, whichever is the highest.

Fair treatment

Physical abuse or discipline, the threat of physical abuse, sexual or other harassment and verbal abuse or other forms of intimidation are prohibited.

Disciplinary measures should be fair and clearly communicated to workers. All workers should have access to the mechanisms established by the suppliers to anonymously report any violation in this respect.

Working hours

Under no circumstances shall work weeks exceed the maximum permitted under applicable laws and regulations.  Work week hours shall include rest periods according to legislation.

Freedom of association and collective bargaining  

Our suppliers shall recognize and respect the rights of employees to freely associate, organize and bargain collectively, in accordance with legislation in the countries they operate.

Occupational injury prevention

Our  suppliers shall identify potential hazards, assess who might be harmed, evaluate risks and develop mitigating actions.

The suppliers shall eliminate physical hazards where possible. In all cases, the suppliers shall provide workers with appropriate personal protective equipment.

We encourage their suppliers to provide health and safety training for all their workers. Workers should not be disciplined for raising safety concerns and should have the right to refuse unsafe working conditions without fear of reprisal.

Working conditions

A safe, hygienic, and adequate working environment shall be provided, keeping the highest standards in the market in which industry suppliers operate.

Adequate actions shall be taken to prevent accidents and injury to health arising out of, associated with, or occurring in the course of work, by minimizing, so far as is reasonably practicable, the causes of hazards inherent in the working environment.

Occupational safety procedures and systems & prevention of hazardous materials exposure  

Our suppliers should establish procedures and systems to manage, track, and report occupational injury and illness.

We expect our suppliers to have their own Health and Safety policy and management systems aligned with international standards and best practices. The suppliers shall identify, evaluate, and control worker exposure to hazardous chemical, biological and physical agents, and ensure their safe handling, movement, storage, recycling, reuse and disposal. The suppliers must eliminate chemical hazards where possible. The suppliers shall provide workers with appropriate personal protective equipment free of charge.

3.       Health and safety

We are committed to protecting the environment. We use natural resources efficiently and minimize waste. We believe that growing our business and improving our environmental impacts should be achieved in parallel. Our readiness to adapt to climate change will ensure the sustainability of our business.

We are consequently minimizing our energy consumption, reducing our carbon intensity and investing in new technologies.

We therefore expect our suppliers to achieve sustainable growth whilst managing the impacts of their business by improving their environmental performance.

We also encourage our suppliers to have environmental policies in place according to best standards in the industry and share these with their own supply chain.

Environmental management systems

We expect all our  suppliers with an environmental impact to have a structured and systematic approach to manage environmental aspects including amongst others air quality, soil quality, energy, water quality and consumption, waste, and responsible chemical management.

We encourage our suppliers to have their own Environmental Management System, preferably certified by an internationally recognized standard.

Animal welfare / protection

We expect our suppliers to comply with applicable laws on animal protection and animal welfare standards to fulfill the natural needs of the respective animal species.

Doing more with less

We expect our suppliers to prevent pollution and minimize the generation of environmental impacts related to waste, water waste and air emissions due to their business activities.

We expect the supplier to actively act in the interests of biodiversity preservation, including the use of alternative materials, reuse and recycling, deforestation prevention and noise reduction among others. We  expect suppliers to have their own waste management system and manage waste according to applicable laws and regulations.

Investing in a carbon-free future  

We promote the reduction of energy consumption, greenhouse gas emissions and carbon intensity, and expect our suppliers to contribute to a carbon-free future with tangible actions through investment in new technologies and the optimization of consumption of natural resources.

4.       Environment and Community

We help to create sustainable communities by providing local employment and encouraging our people to engage in local projects.

We are committed to meeting the immediate needs of the victims of natural and manmade disasters.

We believe that everyone has a fundamental right of access to food, health, education, shelter and enterprise.

We contribute to the welfare of the communities we operate in through local investment.

We therefore encourage our suppliers to partner with local governments and communities to improve the well-being of the communities in which they live and serve.

Local social empowerment and development  

Our suppliers are encouraged to attract local talent and build relationships that contribute to the local economy.

Community condition of life improvement  

Our suppliers are encouraged to engage with communities to help foster social and economic development and to contribute to the sustainability of the communities in which they operate.

  

© GVV  - Published December 2024

GVV, Industriepark Rosteyne 1, 9060 Zelzate, Belgium